Voorwaarden vaste kostenvergoeding
Voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten, zoals een koffie onderweg of een bloemetje voor een klant, mag je als werkgever onder voorwaarden een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.
Deze voorwaarden zijn als volgt:
- De werkgever kan het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
- De werkgever specificeert elke vrijstelling en kostenpost die onderdeel is van de opbouw van de vaste kostenvergoeding naar soort kosten en hoogte van het bedrag.
- De werkgever onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit onderzoek als de omstandigheden wijzigen.
- Het onderzoek duurt minimaal 3 maanden en wordt afgenomen bij een representatieve vertegenwoordiging van het personeel
Voor zekerheid over de fiscale kwalificatie van uw vaste kostenvergoedingen moet worden afgestemd met de Belastingdienst.
In 2020 gold een goedkeuring vanuit de overheid dat de vaste kostenvergoedingen, bij verder gelijke omstandigheden, mochten doorlopen als de kosten in werkelijkheid, in verband met Corona, niet meer werden gemaakt. Deze goedkeuring is per 1 januari 2021 niet langer meer van kracht. Dat betekent dat wanneer werkgevers gebruik maken van vaste kostenvergoedingen zij moet opzoeken uit welke kosten de vergoeding is opgebouwd en in hoeverre deze kosten momenteel nog worden gemaakt. Alleen kosten die nog onveranderd worden gemaakt mogen nog tegen hetzelfde bedrag onbelast worden vergoed.
Mijn werknemers maken niet meer dezelfde kosten als pre-corona. Wat nu?
Als werkgever moet u mogelijk uw vaste kostenvergoedingen aanpassen, een nieuw onderzoek doen naar de kosten van uw werknemers of op declaratiebasis gaan werken. Mogelijk wilt u ook een kostenvergoeding toekennen omdat uw werknemers veelvuldig thuiswerken. Wanneer u op declaratiebasis gaat werken, kan de software u hierbij helpen. Zowel via Loket.nl als via AFAS is het mogelijk om uw werknemers op een eenvoudige manier hun kosten te laten declareren.
Als wij u hierbij kunnen helpen door mee te denken, een onderzoek uit te voeren of een declaratiereglement op te stellen dan wel te toetsen neemt u dan zo snel mogelijk contact met ons op. Dan zoeken wij samen naar de meest optimale oplossing.
Meer weten?
Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon voor de loonadministratie, of met Angela Veraart. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: loonadvies@vanoers.nl.
