Dossiers in Loket.nl
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van het personeelsdossier van alle werknemers. Loket.nl biedt de mogelijkheid om het dossier digitaal op te bouwen. Zowel werkgever als werknemer kunnen altijd en overal het dossier raadplegen. Hierbij zijn wet- en regelgeving alsmede de beveiliging van documenten gewaarborgd. Ook houdt Loket.nl zelf de vernietigingstermijnen bij. Als werkgever hoeft u dus niet meer elk jaar de dossiers door om na te gaan welke documenten vernietigd moeten worden en welke documenten bewaard moeten blijven.
Werkgeversdossier
Op werkgeverniveau kan een werkgeversdossier worden aangemaakt. Hier kunnen documenten vastgelegd worden die voor alle werknemers ter beschikking gesteld moeten zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de cao-tekst, arbeidsvoorwaarden, HR-handboek en pensioenreglement.
Werknemersdossier
Per werknemer is het mogelijk om een personeelsdossier aan te maken in Loket.nl. Hierin kunnen de documenten vastgelegd worden die specifiek voor de desbetreffende werknemer van toepassing zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de getekende arbeidsovereenkomst, het formulier model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, kopie identiteitsbewijs en beoordelingsformulieren. Alle dossier items worden toegevoegd aan een bepaalde categorie. Per categorie kan in een autorisatiematrix vastgelegd worden wat voor gebruiker deze documenten mag raadplegen.
Documentgeneratie
Wanneer u als werkgever de module dossiervorming afneemt, biedt dit ook de mogelijkheid om documenten te genereren via Loket.nl. Met behulp van templates die toegevoegd worden in Loket.nl, kunnen documenten zoals arbeidsovereenkomsten en beloningsbrieven gegenereerd worden.
De templates worden eenmalig ingericht en toegevoegd in Loket.nl. Deze templates worden gevuld met zogenoemde placeholders. Wanneer u vervolgens via het dienstverband van een werknemer een template opent, worden de placeholders automatisch ingevuld met de juiste gegevens van deze werknemer. Voordat het document wordt opgeslagen in het personeelsdossier, kan eerst een voorbeeld opgeroepen worden. Wanneer het document opgeslagen wordt in het werknemersdossier is deze direct zichtbaar voor de medewerker middels het Werknemerloket, mits de werknemer de rechten heeft om documenten binnen de geselecteerde categorie in te zien.
Op de helpdeskpagina van Loket.nl wordt een video aangeboden met daarin meer informatie over de werking van dit proces.
Meer informatie?
Meer weten over documentgeneratie in Loket.nl? Neem dan contact op met uw contactpersoon van Loonadvies
