Vanoers.nlHR SolutionsDe invloed van de AVG op het personeelsdossier

De invloed van de AVG op het personeelsdossier 

De invloed van de AVG op het personeelsdossier

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is in 2018 in werking getreden. De verordening geldt voor alle bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken en deel uitmaken van de Europese Economische Ruimte. Dit betekent dat de AVG op bijna alle ondernemingen in Nederland van toepassing is. De AVG brengt veel verplichtingen met zich mee m.b.t. het aanleggen, het inrichten en het bewaren van personeelsdossiers. Indien deze verplichtingen niet worden nageleefd, kan dit zorgen voor boetes en/of reputatieschade. 

Aanleggen en inrichten van het personeelsdossier 

De werkgever mag in het personeelsdossier van een werknemer alleen gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst met de betreffende werknemer uitvoering te geven. Hierbij kan worden gedacht aan gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gegevens die nodig zijn om bepaalde beslissingen te onderbouwen. Bovendien moet er worden gelet op de noodzaak om de gegevens te bewaren, de juistheid van de gegevens en dataminimalisatie. Voorbeelden van gegevens die in het personeelsdossier mogen worden vastgelegd zijn de contactgegevens, salarisgegevens, een kopie van het identiteitsbewijs, en het Burgerservicenummer. Bijzondere persoonsgegevens die betrekking hebben op afkomst, gezondheid of strafrechtelijk verleden mogen in beginsel niet worden opgenomen.  

Bewaartermijnen  

Personeelsdossiers bevatten verschillende soorten persoonsgegevens. Niet voor al deze gegevens staat in de wet hoe lang deze bewaard moeten worden. In beginsel mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Wat als noodzakelijk kan worden aangemerkt, is afhankelijk van de situatie. Over het algemeen wordt voor gegevens waarvoor geen wettelijke termijn bestaat, uitgegaan van een bewaartermijn van twee jaar nadat de werknemers uit dienst is getreden. Wanneer er sprake is van een wettelijke termijn, dient deze termijn uiteraard aangehouden te worden.  Indien de gegevens al eerder niet meer nodig zijn, moeten ze ook eerder verwijderd worden. Op het moment dat er een arbeidsconflict dreigt of een rechtszaak loopt, mogen de gegevens van de (ex-)werknemer langer bewaard worden. 

Inzageverzoek 

Steeds vaker wordt er door werknemers een verzoek gedaan tot inzage in hun personeelsdossier. Dit inzagerecht volgt uit de AVG. Hiermee wordt beoogd de werknemer de kans te bieden de informatie in zijn personeelsdossier te controleren, rectificeren of verwijderen. Dit verzoek mag de werkgever slechts onder bijzondere omstandigheden weigeren. Bij bijzondere omstandigheden gaat het om de situatie waarin een werknemer ongegrond of buitensporig handelt door bijvoorbeeld zeer repeterend het dossier op te vragen. In de meeste gevallen dient het inzageverzoek van de werknemer dus gehonoreerd te worden.  

Overtredingen voorkomen 

Zoals blijkt uit het bovenstaande dient er zorgvuldig te worden omgegaan met de persoonsgegevens in personeelsdossiers om vervelende gevolgen te voorkomen. Een goede bescherming van deze gegevens is dus van groot belang. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Extra aandacht voor dataminimalisatie door zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken is een goed begin. Verder kan met betere beveiliging ook een eventuele overtreding voorkomen worden, doordat de personeelsdossiers hierdoor beter beschermd worden. Tenslotte zijn het opstellen van een privacyreglement en het instellen van een verwerkings- en datalekregister een goed begin om uw onderneming AVG-proof met personeelsdossiers te laten omgaan. 

Meer informatie

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met een HRspecialist via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op

  • icon
Foto Suzy Buijzen
Suzy Buijzen
HR Solutions

Wilt u zeker zijn van een correcte en betrouwbare salarisadministratie?

Als u alles goed geregeld heeft voor uw mensen, investeert u direct in de toekomst van uw bedrijf en onderneemt u met voorsprong. Dat is hoe we er bij Van Oers naar kijken. Daarom adviseren onze specialisten van HR Solutions u over alles wat te maken heeft met loonadministratie en personeelszaken, zodat u financieel en juridisch alles op orde heeft en vanuit daar kansen kunt creëren.
Meer informatie
Loonadministratie zelf doen

Schrijf u in voor de nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Suzy Buijzen
Suzy Buijzen | Senior jurist
Wilt u meer informatie over dit onderwerp?
Neem contact op met onze specialisten via onderstaand telefoonnummer of e-mailadres. Zij helpen u graag verder!