Vanoers.nlHRM-advies, OrganisatieadviesPersoneelsdossiers: waarom het hebben van een goed, volledig en actueel dossier zo belangrijk is

Personeelsdossiers: waarom het hebben van een goed, volledig en actueel dossier zo belangrijk is HRM-advies

Personeelsdossier

Het aanleggen en bijhouden van personeelsdossiers wordt vaak als tijdrovend, ingewikkeld en soms zelfs als onnodig gezien. Zeker wanneer er een wat groter personeelsbestand bestaat en eerder geen personeelsdossiers zijn aangelegd, kan het lastig zijn om hiermee aan de slag te gaan voor het gehele personeelsbestand. Toch is het om meerdere redenen belangrijk om goede, volledige en actuele personeelsdossiers voor uw medewerkers te hebben. Hieronder leest u meer over de inhoud van het personeelsdossier en waarom de inzet hiervan zo belangrijk is.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een dossier waarin u als werkgever alle gegevens van uw medewerker bijhoudt om goed invulling en uitvoering te kunnen (blijven) geven aan de arbeidsovereenkomst met deze medewerker.

Inhoud personeelsdossier: wat hoort er in een personeelsdossier thuis?

In een personeelsdossier horen verschillende soorten gegevens en documenten thuis. Allereerst bent u als werkgever wettelijk verplicht om een personeelsdossier te hebben van uw medewerkers. In verband met o.a. financiële en fiscale doeleinden, dienen in ieder geval een aantal persoonlijke gegevens/documenten van uw medewerker aanwezig te zijn in het dossier. Daarnaast is het mogelijk om het dossier verder aan te vullen met extra informatie en documenten. Het goed vullen en bijhouden van de dossiers is verstandig, zeker omdat u deze informatie op een later moment nodig kunt hebben.

Tip: Gebruik voor iedere medewerker dezelfde opbouw in het personeelsdossier. Dit kan door bijvoorbeeld te werken met een vaste mappenstructuur (uiteraard afhankelijk van het systeem/programma waar gebruik van wordt gemaakt). Zo blijven de personeelsdossiers overzichtelijk.

Stel u heeft voor elke medewerker een personeelsdossier aangelegd. Wat is dan de vervolgstap? Welke gegevens en informatie moeten er vervolgens in dit dossier komen? De volgende stukken horen thuis in een personeelsdossier:

  • Persoonlijke informatie:
    • NAW-gegevens
    • kopie geldig identiteitsbewijs (éénmalig, bij het moment van indiensttreding)
    • gegevens t.b.v. loonadministratie (bv. bankrekeningnummer, loonheffingsformulier)
    • sollicitatiebrief en cv
    • overige documenten indien van toepassing (bv. kopie diploma’s en VOG).
  • Arbeidsovereenkomst(en), overige arbeidsvoorwaarden, contracten én eventuele wijzigingen hierop.
  • Verzuimgegevens.
  • Stukken m.b.t. functioneren (gespreksverslagen, ontwikkelplannen, etc.).
  • Overige afspraken, verslagen en documenten.

Let op: in een personeelsdossier worden persoonsgegevens verwerkt. Let hierbij dus ook op de vereisten uit de AVG die hierop van toepassing zijn en zorg voor een juiste verwerking van deze gegevens.

U kunt uiteindelijk allerlei aanvullende documenten/zaken opnemen in het personeelsdossier. Let er wel op dat deze stukken noodzakelijk moeten zijn voor het doel van het dossier: goed invulling en uitvoering kunnen (blijven) geven aan de arbeidsovereenkomst. Zaken zoals medische gegevens, ras, geloofsovertuiging en politieke voorkeur mogen nadrukkelijk niet worden opgenomen in het dossier.

Personeelsdossiers eenvoudig en digitaal beheren?

Maak het makkelijker door zoveel mogelijk te digitaliseren. AFAS Profit biedt hiervoor een uitstekende mogelijkheid. Hiermee kunt u uw personeelsdossiers eenvoudig, efficiënt en digitaal beheren en heeft u optimaal inzicht in de dossiers. Onze AFAS experts vertellen u hier graag meer over.

Belang personeelsdossier

Het hebben van een personeelsdossier voor uw medewerkers (met daarin in ieder geval bepaalde documenten) is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook vanuit HR-perspectief en arbeidsrechtelijk gezien is het hebben van goede en volledige personeelsdossiers van groot belang.

  1. Vastlegging van de (gemaakte) afspraken creëert duidelijkheid voor zowel de werkgever als de medewerker. Hier kan ook naar worden teruggegrepen indien er discussie over ontstaat of er vragen over zijn.
  2. De ontwikkeling van een medewerker (bv. doorgroei naar een hogere of andere functie) kan worden gemonitord. Daarnaast kunnen de personeelsdossiers inzicht geven, welk inzicht u kunt gebruiken in het kader van strategische personeelsplanning.
  3. Indien een medewerker niet of minder functioneert kan het proces naar verbetering worden gemonitord aan de hand van documentatie in het dossier.
  4. In het geval ontslag, kan het dossier dienen als onderbouwing in een eventuele procedure. In een ontslagprocedure op grond van disfunctioneren is een goed gedocumenteerd dossier zelfs essentieel: geen onderbouwing betekent geen ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Kortom; een goed, volledig en actueel personeelsdossier kan er voor zorgen dat u de beslissingen die u neemt omtrent uw medewerker goed kunt onderbouwen.

Meer informatie

Heeft u (nog) geen of mogelijk onvolledige personeelsdossiers? Of vindt u het gewoonweg lastig en/of tijdrovend om te zorgen voor goede en volledige personeelsdossiers? Wij kijken graag met u mee en ondersteunen u bij het opzetten en implementeren van een systeem om de personeelsdossiers aan te leggen, en tevens het zorgvuldig bijhouden hiervan.

Meer weten over de verschillende zaken die thuishoren in een personeelsdossier of andere HRM-gerelateerde vragen? Ook hierover kunnen wij u meer vertellen. Neem dan contact op met Valerie Volkers of Melanie Kaljouw.

Valerie Volkers
Valerie Volkers
HR adviseur
Direct contact

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Valerie Volkers
Valerie Volkers | HR adviseur
Wilt u meer informatie over dit onderwerp?
Neem dan contact met mij op!