Met het Coronadossier houden wij u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!

Praktische aspecten van thuiswerken

Hoe onze HRM-adviseurs u kunnen bij staan in tijden van de coronacrisis
Praktische aspecten van thuiswerken door Van Oers

Praktische aspecten van thuiswerken

De arbeidsvoorwaarden van uw werknemers zijn vanuit meerdere invalshoeken te bekijken. U dient rekening te houden met de fiscale-, arbeidsrechtelijke- en organisatorische/HR-aspecten. Hieronder bespreken we graag de praktische organisatorische/HR-aspecten van het thuiswerken.

Praktische aspecten van thuiswerken door Van Oers

Thuiswerkovereenkomst

Als werknemers structureel of regelmatig thuis gaan werken, is het verstandig om duidelijke afspraken met elkaar te maken over de verwachtingen over en weer. Bij voorkeur worden deze afspraken vastgelegd in een thuiswerkprotocol of een thuiswerkovereenkomst. Daarbij valt te denken aan afspraken over (onder andere) de volgende elementen:

  • Is thuiswerken verplicht of vrijwillig? Mag de werknemer nog naar kantoor komen?
  • Op welke tijdstippen is de werknemer werkzaam?
  • Wanneer en via welke kanalen is de werknemer bereikbaar voor zijn werkgever en voor collega’s?
  • Welke voorzieningen worden getroffen voor de werknemer en welke afspraken gelden met betrekking tot de eigendom en het gebruik van deze voorzieningen (bijvoorbeeld in geval er een laptop of een mobiele telefoon wordt verstrekt of een thuiswerkplek wordt ingericht)?
  • Hoe en wanneer rapporteert een werknemer over zijn werkzaamheden?
  • Wordt de productiviteit van de werknemer gemonitord? Zo ja, hoe?
  • Onder welke omstandigheden kan de werkgever de toestemming om thuis te werken intrekken?
  • Krijgt de werknemer een vergoeding voor gemaakte onkosten bij het thuiswerken?
  • Hoe en waar meldt de werknemer dat hij ziek is? Dat er een datalek is? Dat er sprake is van een arbeidsongeval?

Zeker indien thuiswerken slechts wordt toegestaan in het kader van de Coronacrisis, is het verstandig om dit goed aan de werknemer duidelijk te maken en vast te leggen, zodat er geen rechten voor de werknemer ontstaan of verkeerde verwachtingen worden gewekt.

Thuiswerken en dataveiligheid

Niet alle hardware en software is ingericht op veilig en privacyproof thuiswerken. Zeker als werknemers normaal gesproken nooit thuiswerken, beschikken zij vaak enkel over eigen (oude) apparatuur en werken zij via onveilige verbindingen. Dat kan leiden tot privacy problemen en datalekken. Ook kan het massaal thuiswerken van werknemers leiden tot capaciteitsproblemen. Om dit te voorkomen heeft het Nationaal Cyber Security Centrum enkele voorzorgsmaatregelen gepubliceerd. Het gaat om richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers.

Voor werkgevers:

  • Zorg voor de benodigde (netwerk)capaciteit om het grotere aantal thuiswerkers te kunnen bedienen. Denk hierbij zowel aan de IT-infrastructuur als aan de telecominfrastructuur.
  • Maak een beoordeling welke werknemers op kantoor aanwezig dienen te zijn voor de ondersteuning van de IT-voorzieningen die nodig zijn voor thuiswerken.
  • Maak gebruik van een veilige verbinding naar het bedrijfsnetwerk met bijvoorbeeld een Virtual Private Network (VPN) of andere veilige thuiswerkoplossing.
  • Zorg dat thuiswerkmogelijkheden getest en geüpdatet zijn.
  • Stel eventueel extra monitoring in op applicaties die kritiek zijn voor thuiswerken.
  • Maak zoveel mogelijk gebruik van multifactorauthenticatie (MFA) voor toegang tot het bedrijfsnetwerk en dwing sterke wachtwoorden af.
  • Installeer de meest recente updates voor hard–‐ en software.
  • Zorg dat werknemers bewust zijn van phishing en dat bekend is hoe zij dit moeten melden.
  • Zorg dat uw organisatierichtlijnen up-to-date zijn en bekend zijn bij de medewerkers omtrent informatiebeveiliging inclusief het (thuis)gebruik van hard- en software en het eventuele gebruik van privé IT-voorzieningen.

Voor werknemers:

  • Maak gebruik van een vertrouwd en beveiligd (wifi)netwerk.
  • Houd rekening met een langere reactiesnelheid door capaciteitsproblemen, waardoor applicaties trager kunnen werken.
  • Houd rekening met het ontvangen van phishingmails en valse e‐mails. Meld dergelijke e-mails bij de werkgever. Ga niet in op de phishingmail.
  • Klik niet op links in e‐mailberichten, open geen onbekende bijlagen en vul geen gegevens in bij e-mailberichten die u niet verwacht of die van een onbekende afzender zijn.
  • Houd de organisatierichtlijnen aan betreffende informatiebeveiliging. Ga bewust om met informatie thuis en wat besproken wordt in berichtenapps of tijdens een videoconference.
  • Volg de richtlijnen van de werkgever omtrent gebruik van hard–‐ en software. Denk aan gebruik van privé- en randapparatuur en het installeren van applicaties.

Meer informatie

U heeft hier boven gelezen over de inhoud. Maar hoe moet u deze nu toepassen op uw organisatie? Vanuit onze specifieke expertise op het vlak van organisatieadvies, HR,  fiscaliteit en arbeidsrecht maar ook uit onze eigen ervaringen als bedrijf met ruim 360 medewerkers, ondersteunen wij u graag bij het uitdenken en implementeren van uw thuiswerkbeleid.

 

Dit artikel is gebaseerd op de stand van wetgeving en jurisprudentie, zoals deze ten tijde van de dagtekening van dit schrijven redelijkerwijze geacht kan worden ons bekend te zijn en geldt derhalve onder voorbehoud van latere wijzigingen daarin.

René Keuzenkamp
René Keuzenkamp | Belastingadviseur
Benieuwd hoe wij u bij het nieuwe thuiswerkbeleid kunnen helpen?
Neem direct contact op via onderstaande buttons. Het kennismakingsgesprek is vrijblijvend en kosteloos.