De arbeidsvoorwaarden van uw werknemers zijn vanuit meerdere invalshoeken te bekijken. U dient rekening te houden met de fiscale-, arbeidsrechtelijke- en organisatorische/HR-aspecten. Hieronder bespreken we graag de fiscale aspecten van het thuiswerken.
Voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten mag u als werkgever onder voorwaarden een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.
Deze voorwaarden zijn als volgt:
Als werkgevers voor de vaste kostenvergoedingen niet aan deze voorwaarden voldoen, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten loon van de werknemer. Als werkgevers de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijzen als eindheffingsloon, dan gaat dat ten koste van de vrije ruimte. Voor zekerheid over het bovenstaande moet dit worden afgestemd met de Belastingdienst.
In het jaar 2020 gold een goedkeuring vanuit de overheid dat de vaste kostenvergoedingen, bij verder gelijke omstandigheden, mochten doorlopen als de kosten in werkelijkheid, in verband met Corona, niet meer werden gemaakt. Deze goedkeuring is per 1 januari 2021 niet langer meer van kracht. Dat betekent dat indien werkgevers gebruik maken van vaste kostenvergoedingen zij moeten nagaan uit welke kosten de vergoeding is opgebouwd, in hoeverre de kosten nog daadwerkelijk gemaakt worden en hoe zij hier in de toekomst mee om willen gaan. Mogelijkheden die de werkgever nader kan onderzoeken zijn het splitsen van de vaste kostenvergoedingen (bijvoorbeeld deels belast en deels onbelast), het uitvoeren van een nieuw kostenonderzoek of het vergoeden van de kosten op basis van declaraties. Bij het laatste adviseren wij daarnaast een duidelijk declaratiereglement op te (laten) stellen.
De Staatssecretaris van Financiën heeft goedgekeurd dat een werkgever gedurende het jaar 2020 en de eerste zes maanden van het jaar 2021 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. Werkgevers kunnen deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat werkgevers voorlopig tot in ieder geval 1 oktober 2021, voor de bepaling of de gerichte vrijstelling voor de loonheffingen van toepassing is, uit mogen blijven gaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.
De desbetreffende goedkeuring kan echter niet toegepast worden op reiskostenvergoedingen van werknemers die pas na 12 maart van 2020 in dienst zijn getreden bij hun werkgever, omdat de reiskostenvergoeding moet zijn toegekend aan de werknemer voorafgaand aan 13 maart 2020.
Indien de goedkeuring niet wordt verlengd, dan ontstaat een lastige situatie. De werkgever moet kiezen of hij de reiskosten zonder fiscale vrijstelling toch netto blijft betalen of dat hij de reiskosten bruto gaat betalen of dat hij de reiskosten per daadwerkelijk gereisde dag gaat betalen. Hierin zijn ook nog diverse tussenvarianten mogelijk. Ook nu de goedkeuring voor het vergoeden van reiskosten nog wel staat kan de werkgever al onderzoeken of hij de werknemers de kosten nog wel wil vergoeden. De werknemers maken de kosten in veel gevallen immers ook niet meer. Werkgevers moeten in ieder geval kritisch naar hun reiskostenregeling kijken en deze waar nodig en/of gewenst aanpassen.
Voor werknemers die ook voor privégebruik een auto van de zaak ter beschikking hebben, blijven de regels rondom de bijtelling van toepassing. Als werknemers hun auto van de zaak vrijwillig inleveren en deze aantoonbaar buiten het bereik van de werknemer achter slot en grendel staat bij de werkgever dan hoeft over deze periode geen bijtelling voor het voordeel uit privé gebruik voor deze werknemers te worden toegepast. We willen wel benadrukken dat er dan uiteraard ook geen privé voordeel meer is voor de werknemers, wat bij veel werknemers tot praktische problemen kan leiden.
Voor het ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken van Arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling in de loonheffingen. Deze kosten hoeven niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling te gaan, mits aan de voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden zijn:
Voorbeelden van dergelijke voorzieningen zijn een goede bureaustoel of een verstelbaar bureau. Eventuele sneltests voor Corona vallen ook onder Arbovoorzieningen en mogen belastingvrij vergoed of verstrekt worden.
Het ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken van apparatuur hoeft onder 3 cumulatieve voorwaarden niet opgenomen te worden in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De voorwaarden zijn als volgt:
Voorbeelden van dergelijke apparatuur zijn een laptop, een printer, een mobiele telefoon, extra schermen voor bij je laptop en een laptopstandaard.
Als een werkgever de werknemer belastingvrij apparatuur wil aanbieden dan moet zij een administratie bijhouden van deze apparatuur. De werknemers moeten de apparatuur uiterlijk bij uitdiensttreding weer inleveren. Bovendien betaalt de werknemer geen eigen bijdrage voor de apparatuur, tenzij de eigen bijdrage ziet op het verkrijgen van een meer luxe variant. Voor het basismodel moet geen eigen bijdrage bestaan, anders is de Belastingdienst van mening dat de apparatuur niet noodzakelijk is.
Hiernaast kunnen nog de gemaakte kosten voor het internet worden vergoed. Hoofdregel is dat deze kosten onderbouwd moeten worden met facturen. Onder voorwaarden zijn ook andere praktische oplossingen mogelijk.
Veel werkgevers onderzoeken de mogelijkheid een vast budget voor thuiswerken toe te kennen aan hun werknemers. Dit is praktisch, maar heeft ook de nodige aandachtspunten. Wordt in deze situatie wel voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium voor de vrijstelling in de loonheffingen? Voldoet u zo aan uw Arboverplichtingen? Is het budget (deels) belast loon, en zo ja wat is dan het genietingsmoment van dat loon? Dergelijke budgetten vergen goed doordacht maatwerk waarmee de wensen van zowel werknemer als werkgever zo goed mogelijk worden vervuld.
Wanneer je werknemers thuis laat werken in plaats van op kantoor, dan levert dat een ander soort kosten op dan de werknemers op kantoor maakten. De kosten voor de internetverbinding thuis kunnen belastingvrij worden vergoed. Maar voor de overige aanvullende kosten zoals extra energieverbruik en kosten van koffie zijn voor de thuiswerkplek geen gerichte vrijstellingen in de loonheffing. Er wordt op dit moment door de overheid wel onderzoek gedaan naar een fiscaal vriendelijke thuiswerkvergoeding. Over dit onderwerp heeft de Belastingdienst recent het volgende voorbeeld gepubliceerd:
“Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling? De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.”
Dergelijke kosten kunnen wel binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. De vrije ruimte voor de werkkostenregeling is in navolging van 2020 ook in 2021 wederom tijdelijk verhoogd. Voor 2021 is de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 aan loonsom verhoogd naar 3%. De vrije ruimte boven de € 400.000 wordt in 2021 berekend met 1,18% over de loonsom. Indien de vrije ruimte wordt overschreden is een eindheffing van 80% van toepassing. In verband met deze regel is het verstandig te beoordelen of u de concernregeling voor de werkkostenregeling nog wel wilt toepassen.
U heeft hier boven gelezen over de inhoud. Maar hoe moet u deze nu toepassen op uw organisatie? Vanuit onze specifieke expertise op het vlak van organisatieadvies, HR, fiscaliteit en arbeidsrecht maar ook uit onze eigen ervaringen als bedrijf met ruim 360 medewerkers, ondersteunen wij u graag bij het uitdenken en implementeren van uw thuiswerkbeleid.
