Behoefte aan nieuw HRM-systeem
Jochanan: ‘We hadden voorheen een manuele HR-afdeling en werkten met een oud urenregistratiesysteem. Zo gingen bijvoorbeeld alle verlofaanvragen via mail. Dan gaat er wel eens wat mis. Bovendien was het niet meer van deze tijd. Onze medewerkers, met een gemiddelde leeftijd van dertig jaar, willen zélf zaken als verlof en declaraties makkelijk via een app kunnen regelen. En als zij hun loonstrook willen bekijken, moet dat zonder halsbrekende toeren kunnen. We waren echt toe aan een geautomatiseerd HRM-systeem; makkelijk in gebruik voor al onze medewerkers, rekening houdend met hun zeer uiteenlopende achtergronden. Aanvankelijk kozen we niet voor AFAS. Daar kwamen we snel van terug. We weten dus uit ervaring dat een vlekkeloze software-implementatie niet vanzelfsprekend is. Wat Van Oers in drie maanden tijd succesvol heeft opgeleverd mag je daarom gerust een wereldprestatie noemen.’
Implementatie AFAS software in combinatie met Dyflexis
Omdat ook het tijdregistratiesysteem waarmee Bax Music werkte, gedateerd was, koos het bedrijf voor een combinatie van Dyflexis (voor de planning en urenregistratie) en AFAS (als E-HRM). Jochanan: ‘Deze systemen hebben een goede native koppeling. De combinatie klopte van nature. Ook de ingewonnen referenties waren positief. AFAS Software schoof vervolgens Van Oers naar voren als preferred partner voor de implementatie.’
Melissa Stapel: ‘Vanaf dat moment ben ik vanuit HR bij de implementatie betrokken, waarbij ik samen met mijn collega Michel schakelde met de vaste accountmanager en vaste implementatiemanager vanuit Van Oers. Dat werkte heel prettig.’ Jochanan: ‘Van Oers is een Nederlands bedrijf met een gedegen aanpak. Daar houd ik van. Geen snelle verkopers die je na het sluiten van de deal nooit meer te pakken krijgt.’
Overzichtelijke implementatie
Melissa: ‘We maakten met Van Oers een overzicht van wat er moest gebeuren in welk tijdsbestek met daarbij een ureninschatting. Per onderdeel, gaf Van Oers een workshop, zoals over de verschillende verloningen en de cao-implementatie. We focusten steeds op één onderdeel, waardoor de implementatie voor ons overzichtelijk bleef. Voor de medewerkers maakten we een instructie om stap voor stap het programma te leren kennen. In nog geen drie maanden tijd was de implementatie afgerond en succesvol.’ Jochanan: ‘En dat in onze drukste tijd van het jaar! Met een strakke deadline, want op de 25ste januari van het nieuwe jaar moest iedereen zijn salaris netjes krijgen uitbetaald. Niet eerder, maar zeker geen dag later! Als er iets is dat in je bedrijfsvoering altijd moet kloppen, is het wel een tijdige en correcte uitbetaling. Salaris is heilig voor mensen. Dat maakt de implementatie van nieuwe software, waarmee je dat met één druk op de knop kunt regelen, extra spannend.’
Mensen maken het verschil
Jochanan: ‘Van Oers speelde in dit proces in op waar wij als klant om vroegen. Dat is mijn enige kritiekpunt. Wat mij betreft, zouden ze meer ervaringen van andere bedrijven mogen delen om ons op ideeën te brengen. Maar het belangrijkste is dat de implementatie in één keer goed is gegaan. Goed en gedegen werk! Zonder poeha of blabla, de mensen bij Van Oers snappen waar ze mee bezig zijn en zijn van a tot z betrokken. In processen als deze maken mensen het verschil.’
Happy medewerkers, happy klanten
Inmiddels werkt Bax Music alweer ruim een jaar met het door Van Oers geïmplementeerde systeem. Jochanan: ‘Indirect draagt dit systeem bij aan de happiness van medewerkers. En happy medewerkers zorgen voor happy klanten. Wij zijn voortdurend bezig met hoe we die happiness kunnen bereiken. Zo hebben we recent geïnvesteerd in een duurzamere manier van verpakken waarmee we jaarlijks 80.000 kilo plastic besparen. We vervoeren een hoop minder lucht. En van gebakken lucht moeten we niets hebben! We zijn bij Bax Music down to earth, net als bij Van Oers.’
In processen als deze maken mensen het verschil
