Mogelijkheden nieuwe Rapportgenerator in AFAS 

AFAS stapt over naar de Nieuwe Rapportgenerator

Veel AFAS-gebruikers zijn gewend aan de huidige Rapportgenerator. Velden toevoegen aan gegevensverzamelingen, scripts schrijven om velden in bepaalde gevallen met een andere omschrijving te tonen; de meeste beheerders weten er hun weg moeiteloos te vinden.

In de zomer van 2027 gaat Profit over op Profit Web, met de uitrol van Profit 11. De technologie achter de huidige, ‘oude’, Rapportgenerator ondersteunt dit niet, dus heeft AFAS met Profit 6 (zomer 2025) al de vervanger uitgebracht: een Nieuwe Rapportgenerator.

De mogelijkheden waren toen nog beperkt, en ook waren er nog niet veel standaard rapporten. Standaard rapporten worden door AFAS onderhouden, en zijn dus altijd up-to-date met betrekking tot bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan de velden die verplicht op een Loonstrook of Jaaropgave móéten staan – of juist níét mogen worden getoond.

Maatwerkrapporten: een veelvoorkomende uitdaging

Toch voldoen die standaard rapporten niet altijd, en is er de wens om ze aan te passen. Er wordt dan een eigen versie gemaakt, als kopie van de standaard of volledig nieuw. Bijkomend gevolg is dat u ook zelf wijzigingen moet bijhouden die AFAS zelf doorvoert in de standaard versies. Als AFAS al wat langer wordt gebruikt, kan het dan voorkomen dat er inmiddels flink wat eigen rapporten zijn ontstaan, waarvan ook niet altijd duidelijk is óf ze nog worden gebruikt, door wie, en waarvoor.

Waarom nu al actie nodig is

Met het uitfaseren van de oude Rapportgenerator komt er ook een eind aan het gebruik van alle rapporten die met de oude Rapportgenerator zijn aangemaakt / worden onderhouden. Op dit moment is het al niet meer mogelijk om nieuwe rapporten te maken in de oude Rapportgenerator: rapporten kunnen alleen nog worden aangepast. Met Profit 11 zijn deze rapporten zelfs helemaal niet meer te gebruiken, en moet er per rapport dus bepaald worden of deze ook vanaf Profit 11 gebruikt moet kunnen worden. Zo niet, dan hoeft er niets gedaan te worden.

Welke keuzes maakt u voor bestaande rapporten?

Moet het rapport wel gebruikt kunnen worden, hebben de belangrijkste afvragingen hierbij 3 mogelijke uitkomsten:

Is of er een nieuw standaard (dus door AFAS uitgebracht) rapport die voldoet om het oude rapport te vervangen?
Zo ja, dan moet deze gebruikt gaan worden – en dat kan nu al.

Zo niet, dan zijn er drie opties:

1. Een standaard rapport van AFAS kopiëren en aanpassen waar nodig, waarbij het oude rapport eventueel wel nagebouwd kan worden.
2. Het oude rapport kopiëren naar een versie in de nieuwe Rapportgenerator, via de Ombouwhulp.
   Die ombouwhulp heeft enkele voordelen, zoals dat de gegevensverzameling en generieke indeling van het rapport over wordt genomen, en er wordt getoond waar het oude rapport staat ingesteld – en dus uiteindelijk vervangen moet worden.
   Echter zijn er ook nadelen, zoals dat de volledige indeling van het rapport (plaatsing van plaatjes, teksten, velden, lijsten) blanco is en dus na moet worden gebouwd.
3. Het gehele rapport opnieuw bouwen, zonder template (standaard of het oude rapport) als uitgangspunt.

Meer dan alleen het omzetten van rapporten

Nieuwe versies van rapporten kunnen diverse aanpassingen vergen, zoals aan profielen, berichtsjablonen, instelling op werkgeversniveau of anders. Wellicht moeten ontvangers van het nieuwe rapport ook nog worden geïnformeerd over de nieuwe lay-out.

Start tijdig met inventariseren

Alles bij elkaar zijn er dus diverse zaken die uitgezocht dienen te worden. Daar heeft AFAS enkele tools voor uitgebracht, maar die zijn niet volledig. Rapporten die worden opgestart vanuit profielen (bijvoorbeeld diverse verkoopfacturen, in verkooprelatieprofielen) worden bijvoorbeeld niet meegenomen.

Begin dus op tijd met inventariseren welke rapporten in gebruik zijn waarbij met veel mogelijkheden rekening moet worden gehouden.

Meer informatie?

Heeft u hulp nodig bij de overgang naar de Nieuwe Rapportgenerator? Van Oers ondersteunt u graag bij het inventariseren, beoordelen en omzetten van uw AFAS-rapporten. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: business-solutions@vanoers.nl.

Neem contact op