Waar moet u op letten als u uw werknemer (tijdelijk) wilt compenseren voor de hoge brandstofprijzen? 

Fiscale regels: de grens van € 0,23 per kilometer

In Nederland geldt een maximale onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers. Dit betekent dat u dit bedrag belastingvrij mag vergoeden aan uw medewerkers.

Wilt u meer vergoeden, bijvoorbeeld vanwege de hoge brandstofprijzen? Dan mag dat, maar het bedrag boven € 0,23 wordt gezien als belast loon. Hierover moeten loonbelasting en premies worden afgedragen. Dit kan de regeling duurder maken dan vooraf gedacht.

Werkkostenregeling (WKR): kansen en beperkingen

Een alternatief om extra kosten (deels) belastingvrij te vergoeden, is de werkkostenregeling (WKR). Binnen deze regeling kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Deze vallen dan binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’.

Die vrije ruimte is echter beperkt en afhankelijk van de totale loonsom van uw organisatie. Als u deze ruimte overschrijdt, betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de grens uitkomt.

Daarom is het belangrijk om vooraf goed te controleren hoeveel vrije ruimte er nog beschikbaar is en of het verstandig is om deze in te zetten voor een extra reiskostenvergoeding.

Gelijke behandeling: voorkom scheve situaties

Naast de fiscale kant speelt ook het arbeidsrecht een belangrijke rol. Als werkgever bent u verplicht om medewerkers gelijk te behandelen. Dat betekent niet dat iedereen exact hetzelfde moet krijgen, maar wel dat verschillen goed te verklaren zijn.

U mag bijvoorbeeld onderscheid maken op basis van:

• De afstand tussen woon- en werkadres
• Het aantal reisdagen per week
• Aantoonbaar hogere reiskosten

Belangrijk is dat de regeling objectief en transparant is. Gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld, en verschillen moeten logisch en uitlegbaar zijn. Dit voorkomt discussies en mogelijke juridische problemen.

Leg de regeling goed vast

Een veelgemaakte fout is dat een tijdelijke maatregel niet goed wordt vastgelegd. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers er na verloop van tijd rechten aan kunnen gaan ontlenen.

Zorg er daarom voor dat u de volgende zaken duidelijk op papier zet:

• Voor wie de regeling geldt
• Hoe de vergoeding wordt berekend
• Wat de maximale vergoeding is
• Vanaf wanneer de regeling ingaat
• Tot wanneer de regeling geldt
• Wat de reden is voor de tijdelijke maatregel

Benadruk expliciet dat het om een tijdelijke compensatie gaat. Vermeld ook dat er na afloop geen recht meer bestaat op de extra vergoeding, zelfs als de omstandigheden (zoals hoge brandstofprijzen) nog niet zijn veranderd.

Duidelijke communicatie is essentieel

Naast het vastleggen van de regeling is goede communicatie richting medewerkers minstens zo belangrijk. Leg uit waarom u deze maatregel invoert, hoe deze werkt en wat medewerkers wel en niet kunnen verwachten. Dit vergroot het begrip en voorkomt onduidelijkheid.

Conclusie

Een tijdelijke extra reiskostenvergoeding kan een waardevolle manier zijn om medewerkers te ondersteunen in een periode van hoge kosten. Tegelijkertijd vraagt het om een zorgvuldige aanpak. Door rekening te houden met fiscale grenzen, slim gebruik te maken van de werkkostenregeling en te zorgen voor een eerlijke en goed vastgelegde regeling, voorkomt u problemen en houdt u het voor iedereen duidelijk en werkbaar.

Meer informatie

Overweegt u een (tijdelijke) extra reiskostenvergoeding voor uw werknemers en wilt u zekerheid over de fiscale en arbeidsrechtelijke gevolgen? Of heeft u andere vragen over dit traject? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op