Oekraïense werknemers in dienst nemen? Let op deze regels  

De RTB, die in maart 2022 werd geactiveerd, biedt vluchtelingen directe bescherming binnen de EU. In Nederland betekent dit onder meer dat Oekraïners zonder tewerkstellingsvergunning (TWV) mogen werken. Hoewel deze versoepeling werkgevers helpt bij het invullen van personeelstekorten, vervallen andere verplichtingen niet. Werkgevers moeten zich houden aan nationale arbeidswetgeving en aanvullende administratieve eisen. Belangrijk is dat de regeling inmiddels meerdere keren is verlengd. De RTB geldt momenteel tot en met 4 maart 2027, wat werkgevers enige zekerheid biedt voor de korte tot middellange termijn.

Centrale verplichting: meldplicht bij UWV

Een van de belangrijkste aandachtspunten is de meldplicht bij het UWV. Werkgevers moeten de tewerkstelling van een Oekraïense werknemer minimaal twee werkdagen vóór aanvang melden. Ook bij tussentijdse wijzigingen en contractverlengingen dient er een melding te worden gedaan.

De melding bevat onder meer:

• soort werkzaamheden;
• aantal uren per week;
• werkplek.

De werknemer mag pas beginnen twee werkdagen na deze melding.

Let op dat deze melding enkel gedaan kan worden via het Werkgeversportaal van het UWV. Hiervoor is een eHerkenning nodig om in te kunnen loggen als werkgever.

Niet voldoen aan deze meldplicht kan leiden tot boetes, opgelegd door de arbeidsinspectie op basis van de Wet arbeid vreemdelingen.

Identificatie en verblijfsstatus strikt controleren

Werkgevers hebben een verificatieplicht. Zij moeten controleren en vastleggen dat de werknemer daadwerkelijk onder de RTB valt. Dit gebeurt aan de hand van:

• een geldig identiteitsdocument (paspoort);
• een IND-bewijs van verblijf (zie toelichting hieronder);
• een verlengingsbrief van de IND.

Er zijn twee vormen van het bewijs van verblijf:

• Het O-document: dit is een pasje dat door de IND is afgegeven. Dit pasje wordt afgegeven aan Oekraïners die geen paspoort of identiteitsbewijs hebben, maar wel onder de RTB vallen.
• De IND-sticker: deze wordt door de IND op de identiteitskaart of het binnenlands paspoort van de Oekraïner geplakt.

Het maakt voor de rechten van de Oekraïner niet uit of hij een sticker of pasje krijgt. Zowel het O-document als de sticker dient als bewijs dat de betreffende Oekraïner in Nederland recht op verblijf heeft op grond van de RTB.

Deze documenten bewijzen dat de werknemer rechtmatig in Nederland verblijft en mag werken.

Ook moet de werknemer ingeschreven zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) en beschikken over een BSN.

Gelijke behandeling en arbeidsvoorwaarden

Een belangrijk uitgangspunt is dat Oekraïense werknemers gelijk behandeld moeten worden als andere werknemers. Dit betekent:

• recht op minimaal het wettelijk minimumloon (of cao-loon);
• toepassing van reguliere arbeidsvoorwaarden;
• naleving van arbeidstijden, veiligheid en arbowetgeving.

Werkgevers mogen deze groep dus niet anders belonen of inzetten dan Nederlandse werknemers in vergelijkbare functies.

De Arbeidsinspectie controleert actief op naleving.

Complexiteit bij “derdelanders”

Een belangrijk aandachtspunt is het onderscheid tussen:

1. Oekraïense staatsburgers en personen met een permanente verblijfsstatus in Oekraïne.
2. Zogenoemde “derdelanders” met een tijdelijke verblijfsvergunning in Oekraïne.

Voor deze tweede groep is de bescherming in Nederland grotendeels beëindigd. Sinds 2024 mogen zij in principe niet meer werken zonder reguliere vergunning.

In 2026 bevestigden rechterlijke uitspraken bovendien dat deze beëindiging rechtmatig is, met directe gevolgen voor werkgevers die deze werknemers in dienst hebben.

Werkgevers moeten daarom extra alert zijn op:

• de nationaliteit en verblijfsstatus;
• de geldigheid van het verblijfsdocument.

Vooruitblik: einde RTB en overgangsregeling

Hoewel de RTB momenteel loopt tot 4 maart 2027, werkt de Nederlandse overheid aan een vervolg. Een belangrijke ontwikkeling is het aangekondigde transitiedocument, waarmee Oekraïense werknemers na afloop mogelijk tijdelijk kunnen blijven en blijven werken.

Werkgevers moeten zich voorbereiden op:

• mogelijke veranderingen in verblijfsstatus;
• overgang naar reguliere arbeidsmigratieregimes (TWV of GVVA);
• het risico dat arbeid plotseling niet meer is toegestaan.

Conclusie: kansen met duidelijke compliance-eisen

De inzet van Oekraïense werknemers biedt werkgevers kansen in een krappe arbeidsmarkt. Tegelijkertijd vraagt het werken met deze doelgroep om strikte naleving van regels en voortdurende monitoring van de verblijfsstatus.

De belangrijkste aandachtspunten op een rij:

• Geen TWV nodig, maar wel meldplicht bij UWV.
• Controle van verblijfsdocumenten en identiteit essentieel.
• Gelijke arbeidsvoorwaarden verplicht.
• Extra alertheid bij derdelanders.
• Vooruitdenken richting 2027 en mogelijke beleidswijzigingen.

Voor u betekent dit dat het niet alleen administratief belangrijk is, maar ook vraagt om proactief inspelen op veranderende regelgeving die hierop mogelijk nog gaat volgen.