Fiscaal vriendelijk HR met behulp van de werkkostenregeling  

Wat is de WKR ook alweer? 

De WKR is een wettelijke regeling die bepaalt wat u als werkgever onbelast mag vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen aan werknemers. Binnen deze regeling heeft u een zogeheten vrije ruimte. Tot dit bedrag mag u onbelaste extra’s geven zonder dat u of uw werknemers daar belasting over hoeven te betalen. In 2025 bedraagt die vrije ruimte 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Overschrijdt u deze vrije ruimte? Dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.  

Praktische voorbeelden 

Sommige vergoedingen en verstrekkingen komen ten laste van de vrije ruimte, maar er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die gericht vrijgesteld zijn en dus niet ten laste van de vrije ruimte komen.  

Een aantal voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: 

• Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per km.
• Thuiswerkvergoeding tot € 2,40 per dag.
• Arbovoorzieningen zoals een beeldschermbril of ergonomische bureaustoel.  
• ICT-middelen zoals telefoon of laptop die noodzakelijk zijn voor het werk.
• Kosten voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG).
• Cursussen die kennis en/of vaardigheden onderhouden of verbeteren die nodig zijn voor het werk.  

De vrije ruimte kunt u bijvoorbeeld inzetten voor de volgende doeleinden:  

• Een sportabonnement en/of een fietsregeling.
• Een attentie. Denk aan een kerstpakket, een bos bloemen bij een jubileum en een cadeaukaart bij een speciale gelegenheid.  
• Personeelsfeesten die buiten de werkplek plaatsvinden.
• Cursussen die niet werkgerelateerd zijn.
• Een netto bonus.  

Zo maakt u slim gebruik van de WKR 

Door de WKR strategisch in te zetten, kunt u zich als werkgever onderscheiden op de arbeidsmarkt. Hoe gaat u slim om met de WKR?  

• Plan uw vrije ruimte vooraf. Breng in kaart wat u allemaal wilt vergoeden en welke keuzes u wilt maken. Wacht hiermee niet tot het eind van het jaar, maar werk met een jaarplanning voor vergoedingen en beloningen.
• Gebruik de gerichte vrijstellingen optimaal. Niet alles komt ten laste van de vrije ruimte.
• Zorg voor een goede administratie en houd het overzicht. Monitor tussentijds hoeveel vrije ruimte u nog heeft, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
• Communiceer helder. Laat werknemers weten wat u via de WKR aanbiedt. Het verhoogt de waardering als ze weten dat u bewust investeert in extra’s voor hen. 

Heeft uw onderneming nog vrije ruimte over in 2025? Gebruik deze ruimte dan dit jaar nog door bijvoorbeeld kerstpakketten, bonussen of andere extra’s onbelast aan de werknemers te verstrekken. Het is niet mogelijk om vrije ruimte van het huidige jaar mee te nemen naar het nieuwe jaar. Het zogenoemde genietingsmoment bepaalt in welk jaar de vergoeding of verstrekking ten laste van de vrije ruimte komt.  

Meer informatie

Onze specialisten denken graag met u mee over hoe u de werkkostenregeling optimaal kunt benutten. Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen? U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op