Eindejaar in zicht: tijd voor een verlofcheck 

Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker?

In principe heeft iedere werknemer in Nederland recht op een minimumaantal vakantiedagen, zijnde de wettelijke vakantiedagen. Deze vakantiedagen (viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week in uren) vervallen in beginsel een halfjaar ná het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Het wettelijke verlof dat in 2026 is opgebouwd, vervalt dus in principe op 1 juli 2027. Naast het wettelijke verlof, hebben veel medewerkers recht op bovenwettelijke verlofdagen, op basis van hun arbeidsovereenkomst of cao. Bovenwettelijk verlof verjaart in de regel vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het is opgebouwd. In een schriftelijke overeenkomst of cao kan hiervan worden afgeweken. Een goede verlofadministratie en verlofreglement is dus onmisbaar in uw bedrijfsvoering.

Wanneer vervallen vakantiedagen?

Vakantiedagen vervallen niet zomaar. Informeer iedere medewerker daarom tijdig, persoonlijk en schriftelijk over het openstaande saldo, de vervaldatum en de gevolgen van niet-opnemen. Stimuleer medewerkers om hun verlof op te nemen én biedt hiervoor voldoende ruimte. Communiceer daarbij niet alleen vanuit de mogelijke vervaldatum, maar benadruk ook het belang van regelmatig verlof voor voldoende rust en herstel.

Kon een medewerker het verlof redelijkerwijs niet opnemen, bijvoorbeeld door langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij een medewerker te ziek was om verlof op te nemen, of doordat het opnemen van verlof feitelijk onmogelijk was, of heeft u als werkgever niet aan uw informatieplicht voldaan? Dan kan dit gevolgen hebben voor de vervaltermijn. Tijdige opname voorkomt bovendien dat grote verlofsaldi ontstaan die later problemen geven in de planning.

Welke afspraken gelden voor bijgekocht verlof?

Kunnen medewerkers binnen uw organisatie extra verlofdagen bijkopen? Maak hierover dan vooraf duidelijke, schriftelijke afspraken. Leg vooraf schriftelijk vast hoeveel dagen zij kunnen kopen, hoe de prijs wordt berekend, wanneer de dagen kunnen worden opgenomen en hoelang deze geldig blijven. Beschrijf ook wat er met de dagen gebeurt als een medewerker uit dienst gaat of deze niet tijdig gebruikt. Controleer daarbij altijd de cao, arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaardenregeling.

Wat kunt u als werkgever doen?

• Plan twee controlemomenten: aan het einde van het jaar en ruim vóór 1 juli.
• Breng de verlofsaldi per medewerker in kaart.
• Maak onderscheid tussen wettelijke, bovenwettelijke en bijgekochte vakantiedagen.
• Controleer de geldende verval- en verjaringstermijnen per verlofsoort.
• Informeer medewerkers tijdig en schriftelijk over hun saldo, de vervaldatum en de gevolgen van niet-opnemen.
• Spoor medewerkers aan hun verlof op te nemen, bied daarvoor voldoende gelegenheid en bewaar het bewijs van uw communicatie.
• Controleer afwijkende afspraken in de cao, arbeidsovereenkomst en het personeelsreglement.

Onze specialisten van HR Solutions kunnen uw verlofbeleid controleren, een praktisch communicatieplan opstellen en een voorbeeldbericht voor medewerkers verzorgen.

Meer informatie?

Wilt u weten wat wij nog meer voor u kunnen betekenen? Neem dan contact op met onze specialisten. Dit kan via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl 

Neem contact op