Gemeenten opgelet: de Autoriteit Persoonsgegevens komt op inspectie – bent u voorbereid?  

Waarom deze inspecties?

Gemeenten verwerken dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens. Denk aan gegevens over inwoners, vergunningaanvragen, jeugdzorg, en schuldhulpverlening. De AP constateerde in haar sectorbeeld Overheid 2024 dat veel gemeenten worstelen met het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De toezichthouder kiest daarom voor een proactieve aanpak: inspecteurs gaan toetsen hoe gemeenten omgaan met privacy en gegevensbescherming. 

Waar let de AP op?

De AP heeft drie aandachtspunten gedefinieerd waarop zij zich tijdens de inspecties zal richten: 

1. Verwerkingsregister: Gemeenten zijn, net als andere organisaties, verplicht om een actueel en volledig overzicht te hebben van alle verwerkingen van persoonsgegevens. Dit moet worden bijgehouden in een zogenoemd verwerkingsregister. De AP controleert of dit register aanwezig is en wordt bijgehouden.
2. Risicoanalyses: Voordat gemeenten starten met de verwerking van persoonsgegevens is het verplicht om de hieraan gerelateerde privacyrisico’s in kaart te brengen. Bij verwerkingen met een hoog privacyrisico is het zelfs verplicht om een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit te voeren. De AP kijkt of gemeenten deze risicoanalyses tijdig en zorgvuldig uitvoeren, en of de uitkomsten leiden tot concrete maatregelen.
3. Functionaris Gegevensbescherming (FG): Alle gemeenten zijn verplicht om een FG aan te stellen. Dit is een interne toezichthouder die onafhankelijk en deskundig opereert binnen de organisatie. Deze persoon moet over voldoende privacygerelateerde kennis beschikken en moet betrokken zijn bij de relevante processen. De AP controleert of aan deze vereisten wordt voldaan.  

Wat betekent dit voor uw gemeente?

De AP zal een aantal gemeenten gaan bezoeken in 2025. Houd er daarom rekening mee dat uw gemeente binnenkort bezocht kan worden. Het is belangrijk dat uw gemeente hierop is voorbereid om niet voor onverwachte conclusies te komen staan. Daarnaast voorkomt u hiermee een mogelijke toekomstige waarschuwing of boete. Bovendien is het een goed moment om de privacy binnen uw organisatie naar een hoger niveau te tillen. 

Conclusie

De inspecties van de AP zijn geen reden tot paniek, maar wel een wake-up call. Door nu actie te ondernemen, voorkomt u problemen later én versterkt u het vertrouwen van inwoners in uw dienstverlening.  

Meer informatie

Bent u benieuwd hoe uw organisatie ervoor staat op het gebied van privacy of heeft u ondersteuning nodig bij het verbeteren van de privacy? Neem dan contact op met één van onze specialisten via onderstaande button of per mail: IT-Advies@vanoers.nl.