Disfunctioneren: waarom dossieropbouw essentieel is 

Disfunctioneren

De wet (artikel 7:669 lid 2 sub d BW) formuleert disfunctioneren als volgt: “de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.”

Indien u als werkgever afscheid wilt nemen van een disfunctionerende werknemer, dan kunt u een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen bij de rechter op grond van de hierboven omschreven ‘D-grond’. Voor een kans op slagen is een goed dossier echter noodzakelijk.

Wat is een goed dossier?

Er bestaat geen limitatieve opsomming voor wanneer een dossier voldoende is voor ontslag wegens disfunctioneren. Mocht het geschil uiteindelijk bij de rechter belanden, dan zal deze hierover oordelen.

Een aantal zaken die in ieder geval bijdragen aan een goed dossier:

• de aanwezigheid van een heldere functiebeschrijving;
• de mededeling en omschrijving van het disfunctioneren;
• gespreksverslagen en bevestigingen van gemaakte afspraken;
• een concreet en goed onderbouwd verbeterplan;
• vastlegging van overige relevante communicatie rondom het disfunctioneren.

Dossieropbouw in twee fasen

Hierbij wordt er onderscheid gemaakt in twee verschillende fasen van dossiervorming:

1. dossiervorming welke is gericht op vastlegging van (de aanloop naar) het disfunctioneren, en
2. vastlegging van (alle stappen en afspraken binnen) het zgn. ‘verbetertraject’.

Waarom een dossier bij disfunctioneren?

Op grond van de wet dient de werkgever het disfunctioneren van een werknemer ‘aannemelijk’ te maken en een goed onderbouwd dossier draagt hier aan bij. Zoals gezegd zal de rechter bij de toetsing van een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren naar het dossier kijken en deze inhoudelijk beoordelen. Het is daarom van belang om alle zaken rondom het disfunctioneren goed vast te leggen. Bij onvoldoende dossiervorming zal de rechter doorgaans concluderen dat niet voldaan wordt aan de vereisten voor deze ontslaggrond en dus niet tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst overgaan, met alle gevolgen van dien.

Ook in geval het geschil niet bij de rechter komt, kan een sterk dossier (mede)bepalend zijn voor de uitkomst. Vastlegging van alles wat besproken is rondom het (dis)functioneren schept duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer. Het is daarmee helder wat de verwachtingen over en weer zijn, wat er concreet verbeterd dient te worden, binnen welke termijn(en) dit gerealiseerd dient te zijn en wat de gevolgen zijn wanneer er onvoldoende verbetering wordt vastgesteld. Door de werknemer op deze wijze mee te nemen in het verbeteringsproces is de werknemer bovendien eerder geneigd mee te werken aan eventuele beëindiging van de arbeidsovereenkomst als sprake is van onvoldoende verbetering.

Door tijdig, bij elke stap in actie te komen, kunt u er dus voor zorgen dat beëindiging van het dienstverband tot de mogelijkheden behoort wanneer uw werknemer na afronding van een verbetertraject nog steeds onvoldoende functioneert. Houd er daarbij rekening mee dat het niet alleen om de vastlegging gaat, maar ook om de inhoud.

Meer informatie

Vragen over dossieropbouw in geval van disfunctioneren of een specifiek geval waarbij sprake is van disfunctioneren, maar u niet goed weet hoe u dit het beste aan kunt pakken? Neem gerust contact op met een van onze specialisten. Wij denken graag met u mee. Neem contact op via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op