De gesprekkencyclus: meer dan een beoordelingsgesprek 

Het doel van een gesprekkencyclus is om richting te geven aan het werk, werknemers te begeleiden en hun groei te ondersteunen en te stimuleren. Daarnaast speelt waardering een rol, die vaak tot uiting komt in het beoordelingsgesprek. Door deze gesprekken structureel in een cyclus te organiseren, ontstaat een doorlopend proces waarin prestaties worden gevolgd en ontwikkeling gericht wordt gestimuleerd.

Dit sluit aan bij de trend dat werknemers in toenemende mate waarde hechten aan regelmatige feedback en begeleiding gedurende het jaar. Een zorgvuldig ingerichte cyclus maakt het mogelijk hier invulling aan te geven en draagt bij aan het behoud van werknemers.

Eén gesprek per jaar is niet langer de standaard binnen een gesprekkencyclus. Steeds vaker bestaat deze uit een reeks gesprekken gedurende het jaar, waarin de werkgever op structurele wijze aandacht heeft voor de werknemer. De exacte invulling verschilt per organisatie en wordt mede afgestemd op wat passend is binnen de cultuur en werkwijze van uw organisatie.

De gesprekkencyclus

Voordat we verder ingaan op de gesprekkencyclus, staan we kort stil bij de waarde van een functieomschrijving in samenhang met deze cyclus. In een functiebeschrijving zijn de verantwoordelijkheden, kerntaken, competenties en vaardigheden vastgelegd die van een werknemer worden verwacht. Het is dé basis voor bijvoorbeeld de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Zoals eerder aangegeven, verschilt de invulling en frequentie van de gesprekkencyclus per organisatie. Hieronder worden de meest voorkomende onderdelen toegelicht.

Het planningsgesprek

Het planningsgesprek vormt doorgaans het startpunt van de gesprekkencyclus. In dit gesprek worden wederzijdse verwachtingen uitgesproken, zodat de verwachtingen naar elkaar helder zijn en er geen verrassingen bestaan. Daarnaast worden doelen voor de toekomst besproken en vastgelegd, evenals afspraken over de ontwikkeling.

Er is ruimte voor de werknemer om aan te geven welke ondersteuning nodig is, welke ontwikkelwensen er zijn en welke doelstellingen als realistisch worden beschouwd.

Het voortgangsgesprek

Na enkele maanden volgt het voortgangsgesprek. In dit gesprek worden de tot dan toe behaalde resultaten besproken. Zowel successen als knelpunten komen aan bod, waarbij ruimte bestaat om waar nodig gezamenlijk bij te sturen. Daarnaast wordt stilgestaan bij wat goed gaat en waar verdere verbetering mogelijk is.

Ontwikkelgesprekken

Om eventuele onduidelijkheid weg te nemen: ontwikkelgesprekken vinden gedurende het jaar plaats en zijn niet gebonden aan een vast moment ten opzichte van het voortgangs- of beoordelingsgesprek. In deze gesprekken ligt de focus op de groei, competenties en ambities van de werknemer.

Daarbij wordt onder meer gekeken naar de behoefte aan opleiding of coaching die kan bijdragen aan betere resultaten, evenals de vraag of de werknemer toe is aan nieuwe verantwoordelijkheden. Deze gesprekken kunnen zowel vanuit het initiatief van werkgever als van werknemer gevoerd worden.

Het beoordelingsgesprek

In dit gesprek blikken zowel werkgever als werknemer terug op het afgelopen jaar. Doordat gedurende het jaar meerdere gesprekken zijn gevoerd, blijven verrassingen tijdens het beoordelingsgesprek doorgaans beperkt.

Tijdens dit gesprek vindt een formele beoordeling plaats, waarbij sprake is van een zekere mate van eenrichtingsverkeer en de werknemer wordt beoordeeld op behaalde resultaten. Tegelijkertijd is het van belang dat er ruimte wordt geboden voor de werknemer om hierop te reageren en eigen inzichten te delen. Aansluitend worden gezamenlijk afspraken gemaakt voor de volgende periode. We zien in de praktijk dat dit gesprek gekoppeld wordt aan beloning. Dat kan, maar hoeft zeker niet!

Praktische tips

• In de hedendaagse praktijk worden gesprekken binnen de gesprekkencyclus regelmatig uitgesteld of soms volledig achterwege gelaten. Plan daarom de gesprekken voor het gehele jaar vooruit. Wanneer gesprekken worden uitgesteld of vergeten, worden problemen vaak te laat gesignaleerd en neemt de betrokkenheid af. Dit vergroot het risico op verloop en leidt tot een minder stevige basis bij eventuele disfunctioneringsvraagstukken.
• Maak afspraken SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) en zorg voor adequate opvolging. Op deze manier ontstaat duidelijkheid over wat is afgesproken, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke resultaten worden verwacht. Bij het uitblijven van opvolging kan ontwikkeling stagneren en is er onvoldoende onderbouwing bij het beoordelen van functioneren.
• Stimuleer tweerichtingsverkeer tijdens de gesprekken. Dit bevordert de betrokkenheid en het eigenaarschap van werknemers. Daarnaast ontvangt de leidinggevende meer en kwalitatief betere informatie. Op de langere termijn draagt een open manier van communiceren bij aan het versterken van onderling vertrouwen.