Update: Referenties over ex-werknemers: wat mag u wel en niet zeggen? 

Aandachtspunten bij het verstrekken van een referentie

Als werkgever bent u in beginsel niet verplicht om een referentie te verstrekken. Besluit u dit wel te doen, dan kunt u informatie geven over bijvoorbeeld de functie, werkzaamheden en het functioneren van de ex-werknemer. Deze informatie moet feitelijk, onderbouwd en relevant zijn voor de nieuwe functie.

De AVG speelt hierbij een belangrijke rol. Het verstrekken van persoonsgegevens aan een potentiële nieuwe werkgever moet gebaseerd zijn op een geldige grondslag. Voor het verstrekken van een referentie is toestemming van de werknemer nodig. Wanneer een sollicitant zijn ex-werkgever zelf als referent opgeeft, wordt dit in de rechtspraak aangemerkt als toestemming om informatie over hem en zijn functioneren te verstrekken. De informatie moet relevant en noodzakelijk zijn voor de referentie. Gegevens over bijvoorbeeld ziekteverzuim, medische omstandigheden of andere persoonlijke omstandigheden mogen daarom in beginsel niet worden verstrekt.

Daarnaast heeft een werknemer bij het einde van het dienstverband op verzoek recht op een getuigschrift. Daarin worden in ieder geval de aard van de werkzaamheden en de duur van het dienstverband opgenomen. Informatie over de wijze waarop de werknemer heeft gefunctioneerd, de manier waarop het dienstverband is geëindigd en, bij opzegging door de werkgever, de reden daarvoor, wordt alleen op verzoek van de werknemer opgenomen.

Het risico van een te positieve referentie

Een werkgever kan geneigd zijn een referentie bewust positief te houden om discussie met de ex-werknemer te voorkomen. Ook een te positieve of onvolledige referentie kan echter risico’s met zich meebrengen. Wanneer relevante informatie bewust wordt achtergehouden, kan de potentiële nieuwe werkgever een onjuist beeld krijgen.

Het is daarom niet nodig om een referentie mooier te maken dan de werkelijkheid. Het gaat erom dat u een eerlijk beeld geeft van het functioneren en alleen informatie deelt die relevant is voor de nieuwe werkgever.

Het risico van een te negatieve referentie

Een negatieve referentie is niet per definitie verboden. Uit de rechtspraak volgt dat een ex-werkgever ook negatieve informatie over een voormalig werknemer mag verstrekken, zolang deze informatie relevant is en een correct beeld geeft van het functioneren. Het feit dat een referentie negatief uitvalt, betekent dus niet automatisch dat de werkgever onrechtmatig handelt.

Praktische aandachtspunten

Het is belangrijk dat u als werkgever bij het verstrekken van een referentie bij de feiten blijft. Deel alleen informatie die u kunt onderbouwen en die relevant is voor de nieuwe werkgever. Tegelijkertijd is het niet verstandig om relevante informatie bewust achter te houden als daardoor een onjuist beeld van de werknemer ontstaat.

Meer informatie?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met onze specialisten. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op