Bereikbaarheid tijdens vakantie: hoe zit het nu echt?  

Heldere afspraken voorkomen misverstanden en zorgen ervoor dat medewerkers tijdens hun vakantie echt afstand kunnen nemen van het werk. Regelmatig of onverwacht contact kan leiden tot stress, een verstoorde werk-privébalans en een hogere werkdruk. Het is daarom verstandig om vooraf vast te leggen welke verwachtingen u wél en niet heeft in de vakantieperiode. Dat begint bij de vraag hoe het juridisch zit met bereikbaarheid.

Zijn medewerkers verplicht om bereikbaar te zijn?

In sommige landen, zoals Frankrijk, bestaat een wettelijk ‘recht op onbereikbaarheid’. Werknemers hoeven daar buiten werktijd niet te reageren. In Nederland geldt op dit moment geen vergelijkbare wet. Dat betekent echter niet dat u medewerkers altijd zomaar kunt benaderen.

Van u als werkgever wordt verwacht dat u zich opstelt als goede werkgever. Dat houdt in dat u het privéleven van medewerkers respecteert en hen buiten werktijd niet onnodig belast. Daarnaast heeft u een zorgplicht om werkstress en andere vormen van psychosociale arbeidsbelasting te beperken. Vakantie is wettelijk bedoeld voor rust en herstel. Structurele bereikbaarheid kan die rust verstoren en het herstel belemmeren. Heldere afspraken vooraf helpen dat te voorkomen.

Let op! Afspraken over bereikbaarheid kunnen ook (gedeeltelijk) voortvloeien uit de cao, de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of een interne regeling. Cao-bepalingen zijn in de regel leidend. Controleer daarom altijd welke afspraken binnen uw organisatie gelden voordat u beleid vaststelt of een medewerker aanspreekt op bereikbaarheid.

Welke afspraken kunt u als werkgever maken?

Om de vakantieperiode zo min mogelijk te verstoren, is het verstandig om vooraf praktische en werkbare afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan: hoe worden urgente vragen opgevangen en wie neemt lopende werkzaamheden tijdelijk over?

Lukt volledige overdracht niet, spreek dan samen af hoe uitzonderingen worden afgehandeld, bijvoorbeeld via één centraal telefoonnummer voor spoedgevallen. Zo voorkomt u dat één medewerker voortdurend als ‘achtervang’ fungeert.

Daarnaast hoeft een medewerker niet overal op te reageren. Het kan helpen om vooraf te bespreken in welke mate iemand bereikbaar wil zijn. Dat kan variëren van één vast moment waarop e-mail of voicemail wordt gecontroleerd tot volledig offline gaan.

In sommige functies – bijvoorbeeld bij leidinggevenden of sleutelposities – kan beperkte bereikbaarheid noodzakelijk zijn. Dat is alleen aan de orde als de aard van het werk dit echt vereist. Bespreek dit tijdig, leg de afspraken vast en houd de bereikbaarheid zo beperkt mogelijk, zodat ook deze medewerker voldoende rust kan nemen.

In het kort

• Vakantie is bedoeld voor rust en herstel: voorkom dat werk tijdens vrije dagen toch doorloopt.
• Leg vooraf vast wat u wel verwacht bij urgente situaties (en wat niet).
• Regel vervanging en een duidelijke route voor spoedvragen, zodat één medewerker niet steeds de achtervang blijft.
• Controleer of er afspraken gelden vanuit de cao, arbeidsovereenkomst of interne regeling en sluit hierop aan.