Klachtprocedure ongewenste omgangsvormen, een must voor een gezonde werksfeer! 

Beleid

Het hebben van een dergelijk beleid en voorzien in een heldere procedure voor medewerkers biedt houvast en schetst de route die moet worden doorlopen wanneer ongewenst gedrag zich voordoet. Dit geeft medewerkers vaak een veilig gevoel en draagt bij aan het vertrouwen in de werkgever. Daarnaast is het een belangrijk instrument om te voldoen aan de verplichtingen van de werkgever en de eventuele risico’s te beperken.  Maar waar moet je in het kader van een dergelijke regeling als werkgever aan denken? Hieronder zetten we de grote lijnen voor je uiteen.

Klachtprocedure ongewenst gedrag – wat is van belang?

Het is verstandig om te beschikken over een formele klachtprocedure voor ongewenst gedrag en ongewenste omgangsvormen. In deze regeling wordt vaak een preventief beleid opgenomen, maar ook een procedure voor het geval een werknemer te maken krijgt met ongewenst gedrag van een collega. Daarnaast schetst de regeling de kaders van wat precies moet worden verstaan onder ongewenst gedrag of ongewenste omgangsvormen.

De procedure en de commissie dienen bepaalde uitgangspunten te volgen. Allereerst moet de inhoud van een dergelijke procedure vertrouwelijk worden behandeld. Daarnaast moeten de klachtprocedure en de bijbehorende klachtencommissie onafhankelijk zijn. Voldoende deskundigheid en objectiviteit, maar ook schriftelijkheid, zorgvuldigheid en volledigheid zijn daarbij van belang. Verder zijn er nog andere principes waar rekening mee moet worden gehouden, zoals het principe van hoor en wederhoor

Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon kan een cruciale rol spelen binnen de klachtprocedure: hij of zij biedt een laagdrempelig en vertrouwelijk aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag. Een organisatie ontkomt er tegenwoordig bijna niet aan om een vertrouwenspersoon in te stellen. Er ligt op dit moment zelfs een wetsvoorstel dat het hebben van een vertrouwenspersoon voor bedrijven met tien werknemers of meer verplicht stelt. Deze maatregel is bedoeld om sociale veiligheid op de werkvloer te bevorderen.

Je kunt ervoor kiezen om een interne vertrouwenspersoon aan te stellen. Er bestaat ook een mogelijkheid om een (gecertificeerde) externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Het hebben van een vertrouwenspersoon kan medewerkers een gevoel van veiligheid bieden. Het instellen van een vertrouwenspersoon is dan ook een aanrader.

Een gedegen klachtenprocedure wijst de weg voor alle betrokkenen in het onverhoopte geval dat er sprake is van ongewenst gedrag. Dit biedt zekerheid en bescherming voor de klager en degene tegen wie een eventuele klacht wordt ingediend. Er komt best wat kijken bij het opstellen van een dergelijke regeling en procedure. Onze HR-specialisten kunnen u helpen bij het opstellen van een dergelijke regeling en procedure en denken graag met u mee.

Meer informatie

Wilt u meer weten over een klachtprocedure ongewenst gedrag? Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze adviseurs. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op