Vanoers.nlPrivacyverklaring – werving en selectie

Privacyverklaring "Werving en Selectie - HRM advies"

Privacyverklaring “werving en selectie – hrm advies” van van oers

Privacyverklaring

Bij Van Oers Organisatieadvies N.V. (hierna Van Oers) vinden we uw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij van u verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij dan ook graag uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken van (potentiële) kandidaten voor onze opdrachtgevers in het kader van werving en selectie.

Met verwerken worden alle handelingen bedoeld die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen en gebruiken van persoonspersoonsgegevens.

1.1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Van Oers is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van werving en selectie.

1.2. Hoe komen wij aan uw (persoons)gegevens?

Van Oers kan op een aantal manieren aan uw (persoons)gegevens komen die gebruikt worden in onze werving en selectieprocedure, te weten:

U verstrekt deze gegevens zelf door te solliciteren via e-mail (hrmadvies@vanoers.nl).
Uw gegevens worden verstrekt via derden, referentie of extern recruitmentbureau.
Van Oers verzamelt zelf ook contactgegevens via bijvoorbeeld cv-databases zoals LinkedIn. Dit noemt men ook wel ‘sourcen’. Van Oers doet dit alleen als wij denken dat er passende vacatures beschikbaar zijn, of in de toekomst vrijkomen. Als Van Oers u benaderd dan geven wij aan hoe wij aan uw gegevens zijn gekomen en wordt er toestemming gevraagd om u te mogen benaderen voor geschikte vacatures.
Deze toestemming kunt u uiteraard altijd wijzigen of intrekken. Bij intrekken worden uw gegevens gewist.

2. Grondslagen en doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van werving en selectie, op basis van onderstaande grondslagen uit de privacywet:

Op basis van uw expliciete toestemming; deze kunt u ten alle tijden intrekken.
Op basis van een gerechtvaardigd belang van Van Oers; zoals bij ‘sourcen’.

2.1. Voor welke doeleinden verwerkt Van Oers uw persoonsgegevens?

De (persoons)gegevens die uzelf verstrekt aan Van Oers of zijn verkregen middels ‘sourcen’ worden onder meer verwerkt om te bepalen of u als kandidaat in aanmerking komt voor een functie bij één van de opdrachtgevers van Van Oers. Om tot een goede match tussen kandidaat en vacature te komen, bestaat het werving- en selectieproces bij Van Oers onder andere uit onderstaande verwerkingsdoeleinden:

de geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen;
‘sourcen’ van potentiele kandidaten;
correspondentie met u als kandidaat;
wanneer van toepassing, het afnemen van psychologische- en of capaciteitentest;
wanneer van toepassing, contact opnemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten;
de registratie, behandeling en afhandeling van uw sollicitatie;
om te beoordelen of u mogelijk in aanmerking komt voor een andere functie bij één van de opdrachtgevers van Van Oers dan diegene waarop u heeft gesolliciteerd;
analyse en rapportages over bijvoorbeeld het aantal vacatures, aantal sollicitanten en snelheid van invulling van vacatures.

Indien uw sollicitatie leidt tot een dienstverband bij de opdrachtgever dan worden de verkregen persoonsgegevens verwerkt voor het aangaan van de arbeidsovereenkomst.

2.2. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Van Oers verwerkt alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor de werving- en selectieprocedure. Dit betreft in ieder geval de gegevens zoals u deze als kandidaat zelf hebt verstrekt, waaronder NAW-gegevens, contactgegevens, geslacht, geboortedatum en een eventueel toegevoegde foto. Verder kunnen relevant zijn: de opleiding, gevolgde cursussen, stages en de arbeidsgeschiedenis.

Indien dit voor de functie gewenst is, kunt u als kandidaat worden onderworpen aan een psychologische test of aan een assessment. In dat geval wordt aan degenen die met de uitvoering daarvan belast zijn, die persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn met het oog op de test of het assessment.

3. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, religie en strafrechtelijk verleden. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als hier een duidelijk doel voor is en er een grondslag voor bestaat. Bijzondere persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt als het gaat om bijvoorbeeld foto’s of beeldopnames van uzelf. Denk hierbij aan de foto die u eventueel heeft toegevoegd aan uw cv of aan een ingestuurde videoboodschap.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de opdrachtgever waarvoor wij de werving en selectieprocedure uitvoeren. In sommige gevallen schakelen wij derden in die, in opdracht van ons, persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld een extern wervingsbureau of een onderzoeksbureau die ons helpt bij het afnemen van psychologische- en of capaciteitentesten.

Van Oers heeft passende verwerkersovereenkomsten afgesloten met derden waarin o.a. geheimhouding en een correcte en veilige verwerking van de gegevens is geborgd, dit conform geldende wet- en regelgeving.

Daarnaast is het mogelijk dat Van Oers uw persoonsgegevens deelt in de volgende situaties:

Indien Van Oers hier wettelijk toe verplicht is.
In het kader van een juridisch geschil kunnen wij uw persoonsgegevens delen aan een advocaat of juridisch adviseur.
Indien dit nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de websites en contactmogelijkheden.
Indien de Autoriteit Persoonsgegevens hierom verzoekt.

Intern worden uw persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers die deze persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Indien uw sollicitatie niet leidt tot een arbeidsovereenkomst dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk vier weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals uw sollicitatiebrief, cv, en eventuele screening- en of assessmentgegevens.

Heeft u toestemming gegeven voor het bewaren van uw gegevens voor eventuele toekomstige vacatures dan bewaren wij deze voor twaalf maanden. Als wij uw persoonsgegevens na de twaalf maanden toch langer willen bewaren dan vragen wij u opnieuw toestemming om deze termijn nogmaals te verlengen.

Wanneer uw sollicitatie tot een arbeidsovereenkomst leidt met een opdrachtgever van Van Oers, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk vier weken na indiensttreding. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals uw sollicitatiebrief, cv, en eventuele screening- en of assessmentgegevens.

6. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij zullen ervoor zorgen dat we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen voor de verwerking van persoonsgegevens. Als kandidaat heeft u het recht dat Van Oers zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens. Van Oers heeft daarom een intern beveiligingsbeleid en privacybeleid opgesteld en daarbij afgestemd op de privacywetgeving. Dit beleid wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Wij volgen algemeen geaccepteerde standaarden ter bescherming van persoonsgegevens, zowel tijdens de overdracht daarvan en zodra we de persoonsgegevens hebben ontvangen.

We hebben fysieke, elektronische en managementprocedures ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

Wij beperken, waar redelijkerwijs mogelijk, de interne toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Onbevoegde toegang tot of het onbevoegd gebruik van persoonsgegevens door een werknemer is verboden en vormt reden voor disciplinaire maatregelen. Onze medewerkers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.

7. Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Oers en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt schriftelijk of per e-mail een aanvraag indienen om gebruik te maken van uw rechten. Een schriftelijk verzoek dient gedateerd en ondertekend ingediend te worden. Schriftelijke en digitale verzoeken bevatten ten minste:

dat het een verzoek betreft in het kader van “uitoefenen rechten betrokkene AVG”;
dat deze gericht zijn aan de Privacy Officer;
uw volledige naam, voorletters en uw adres;
ter controle vragen wij om uzelf te identificeren d.m.v. een kopie identiteitsbewijs. Dit doen wij om uitwisseling van uw persoonsgegevens met verkeerde personen te voorkomen. (Het BSN-nummer en de pasfoto kunt u onleesbaar maken);
de vermelding van een correspondentie e-mailadres;
een toelichting op het verzoek en van welk recht u gebruik wenst te maken;
dat een verzoek om beperking of correctie aangeeft welke wijzigingen u wenst door te voeren.

Het verzoek om inzage, correctie, overdracht, wissen of beperking moet worden ingediend via het postadres Postbus 165, 4870 AD Etten-Leur of per e-mail: privacy@vanoers.nl

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan de termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. We houden u uiteraard op de hoogte over de voortgang van uw verzoek. Bevatten de te verstrekken gegevens ook gegevens van derden? Dan kan deze derde vooraf gevraagd worden of er bezwaren bestaan tegen verstrekking.

In sommige gevallen komen wij niet aan uw verzoek tegemoet. Wij verwijderen de gegevens bijvoorbeeld niet als deze voor ons van aanmerkelijk belang zijn of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen u hiervan op de hoogte.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Volledige automatische besluiten zijn beslissingen die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. Van Oers mag volgens de wet gebruik maken van geautomatiseerde beslissingen, inclusief profilering waaraan geen rechtsgevolgen zijn verbonden. Op dit moment maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming bij de sollicitatieprocedure.

9. Wijzigingen in de privacyverklaring

Indien er wijzigingen plaatsvinden dan passen wij onze privacyverklaring daarop aan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kun je altijd op onze website vinden.

10. Contact en vragen

Heeft u een vraag aangaande de werving en selectieprocedure dan kunt u contact opnemen met onze HR-adviseurs. Indien u niet tevreden bent met het antwoord dan kunt u dit voorleggen aan onze Privacy Officer via privacy@vanoers.nl.

Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.