Procesautomatisering

Waarom automatiseren?

In de huidige krappe arbeidsmarkt zoekt iedere organisatie naar efficiëntie . Hierbij kan automatisering uitkomst bieden om processen te optimaliseren. Automatisering klinkt wellicht als technisch of complex, maar bij iedere organisatie liggen kansen om juist klein te starten.

Bij Van Oers richten wij ons op twee pijlers van automatisering: 

1. Efficiëntere inzet arbeidscapaciteit. Bij veel organisaties zijn medewerkers veel tijd kwijt aan repetitief werk. Vaak zijn dit niet de werkzaamheden die bijdragen aan de motivatie van medewerkers. Boven gaat al dit routinewerk ten koste van de aandacht voor de klant. Met behulp van automatisering kunnen medewerkers zich kunnen focussen op het creëren van impact voor de klant in plaats van het uitvoeren van herhalende werkzaamheden. 
2. Verminderen foutgevoeligheid. Automatisering wordt opgezet op basis van zogeheten “business rules”. Dit betekent dat een geautomatiseerd proces niet kan afwijken van de gegeven input waardoor sprake is van een foutloos proces. 

Procesautomatisering leidt dus tot hogere klant- en medewerkerstevredenheid, betere kwaliteit en lagere kosten.  

Neem direct contact op

Welke processen zijn geschikt voor automatisering

Van Oers hanteert vier criteria om te bepalen of een proces geschikt is voor automatisering: 

1. Repetitief. De taak is inhoudelijk herhalend 
2. Regel gebaseerd. De taak volgt een beslisboom 
3. Gestandaardiseerd. er is sprake van een uniform proces 
4. Frequent. het proces vindt meerdere keren plaats 

Uiteraard hoeft het proces niet aan alle vier criteria te voldoen; per proces beoordelen we of de investering in automatisering een positief rendement oplevert. 

Onze ondersteuning bij procesautomatisering

Heeft u een voor automatisering geschikt proces? Dan gaan wij hier graag samen met u mee aan de slag aan de hand van heldere fasering: 

1. Procesanalyse. Samen met u lopen we het bestaande proces door en verwerken dit in een procesomschrijving (procesdecompositie). 
2. Procesoptimalisatie. Op basis van de procesanalyse bekijken we waar het huidige proces zonder automatisering geoptimaliseerd kan worden. 
3. Procesautomatisering. Na de procesoptimalisatie gaan we het proces daadwerkelijk automatiseren. 

Praktijkvoorbeelden procesautomatisering

Automatische verwerking van terugkerende overzichten

Een veel voorkomende situatie, is dat een onderneming iedere maand dezelfde overzichten ontvangt om deze vervolgens op te slaan en te verwerken in systemen. Denk daarbij aan verzamelfacturen en bijbehorende specificaties die maandelijks in financiële systemen worden ingevoerd. Door deze processtappen volledig te automatiseren, is de uitvoering sneller, beter en veel efficiënter. 

Slimme datavergelijking vanuit externe portalen

Een ander voorbeeld is het maandelijks ophalen van informatie uit een portaal, het beoordelen van deze informatie en het op basis van de uitkomsten gericht uitvoeren van eventuele correcties. Denk aan het maandelijks ophalen van informatie uit een leaseportaal om deze te vergelijken met elders geregistreerde medewerkers en autogegevens. Ook dit is eenvoudig te automatiseren, waardoor de routinematige handelingen volledig automatisch gaan en alleen eventueel gesignaleerde fouten om correctie vragen. 

Meer informatie

Wilt u meer informatie over procesautomatisering of bent u benieuwd hoe wij u kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op met onze consultants