Beleid en procedures privacy

Beleid en procedures

In een tijd waarin data steeds waardevoller wordt en wetgeving rondom gegevensbescherming voortdurend in ontwikkeling is, is het waarborgen van privacy niet langer een keuze, maar een noodzaak. Het correct omgaan met persoonsgegevens is essentieel om het vertrouwen van klanten, medewerkers en partners te behouden. Met duidelijke beleidsstukken en goed ingerichte procedures zorgt u ervoor dat u voldoet aan de eisen van onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maar wat zijn nu de belangrijkste documenten en processen rondom privacy, en hoe zorgt u dat dit goed geregeld is binnen uw organisatie?

Neem direct contact op

Belangrijke beleidsstukken en procedures

Privacy beleid

Het privacy beleid vormt de basis van hoe uw organisatie omgaat met privacy van zowel medewerkers als andere (externe/ interne) betrokkenen. In dit document staat hoe uw organisatie omgaat met persoonsgegevens, welke principes u hanteert, en welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn binnen de organisatie. Denk hierbij aan afspraken rondom bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen en de grondslagen waarop u persoonsgegevens verwerkt. 

Privacyverklaring

De privacyverklaring is het externe communicatiemiddel waarin u transparant maakt welke persoonsgegevens u verzamelt, met welk doel, en hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen. Dit document moet helder, toegankelijk en actueel zijn. Dit document plaatst u normaliter op uw website zodat bezoekers van de website en klanten het document kunnen raadplegen.

Verwerkingsregister 

Een verplicht onderdeel onder de AVG is het bijhouden van een verwerkingsregister. Hierin legt u vast welke persoonsgegevens u verwerkt, voor welk doel, wie de verantwoordelijke is, hoe lang u de gegevens bewaard, en met welke derde partijen gegevens eventueel gedeeld worden. Het register helpt u inzicht en grip te houden op alle verwerkingen binnen uw organisatie.

Datalekregister 

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kunnen datalekken voorkomen. Door een datalekregister bij te houden, documenteert u elke melding of vermoeden van een datalek, inclusief genomen maatregelen en eventuele meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook belangrijk voor inzicht binnen uw eigen organisatie.

Datalekprocedure 

Om bij een incident snel en adequaat te kunnen handelen, is een heldere datalekprocedure cruciaal. Hierin beschrijft u welke stappen genomen moeten worden bij een (vermoedelijk) datalek: van het eerste interne signaal tot de uiteindelijke communicatie richting betrokkenen en de AP.

Procedures voor verzoeken van betrokkenen 

Onder de AVG hebben betrokkenen diverse rechten, zoals inzage, correctie, verwijdering en data portabiliteit. Een procedure voor het afhandelen van deze verzoeken zorgt ervoor dat u snel en correct kunt reageren binnen de wettelijke termijnen.

Onze ondersteuning bij beleid en procedures 

Opstellen van beleid en documenten

Onze consultants ondersteunen u bij het opstellen van alle benodigde beleidsstukken en procedures voor privacy. We zorgen ervoor dat alles aansluit bij de aard en omvang van uw organisatie, en voldoet aan de AVG.

Implementatie van procedures 

Naast het opstellen van beleid helpen we u bij het implementeren van de bijbehorende procedures. Bijvoorbeeld door het opstellen van een datalekprocedure waarbij we u helpen met het trainen van medewerkers om datalekken te herkennen. We zorgen dat privacy niet alleen op papier goed geregeld is, maar ook in de praktijk werkt.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over privacy of heeft u ondersteuning nodig bij het opstellen van de nodige beleidsstukken en procedures? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op met onze consultants