Over Hofkens
Hofkens is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in schoonmaak en onderhoud van kantoorpanden en daarnaast in industriële reiniging. De industriële reiniging vindt plaats in diverse industriële omgevingen, zoals in de energiesector en in de afvalverwerking. Daarnaast is het bedrijf actief in de reiniging binnen de voedingsmiddelenindustrie. De eerste bedrijfsgeneratie startte in 1959. Het familiebedrijf staat nu onder leiding van de tweede bedrijfsgeneratie. Mark Hofkens, alweer 25 jaar in het bedrijf actief, stuurt de organisatie aan. Bij Hofkens werken zo’n 250 vaste krachten en gemiddeld 100 inleenkrachten.
Vertrouwd gevoel bij Van Oers
Hofkens is controleplichtig en werkt op dat vlak samen met het auditteam van Van Oers. Ook is er een samenwerking op het gebied van fiscaliteiten, consultancy en Business Solutions (o.a. AFAS). Eric: “Het maakt niet uit met wie we bij Van Oers te maken hebben. Het voelt altijd vertrouwd. Onze vragen worden begrepen én direct opgelost; de lijnen met Van Oers zijn kort. Het is echt werken in co-creatie.”
Vanwege de intensieve samenwerking is Van Oers regelmatig te vinden op het kantoor van Hofkens in Oosterhout. Andersom komt Hofkens bij Van Oers over de vloer, namelijk voor het schoonmaken en onderhouden van de Bredase Van Oers-locaties aan de Konijnenberg en de Ginnekenweg. Eric: “Wederkerigheid in relaties bevordert een fijne samenwerking.”
Innoveren door bedrijfsprocessen te verbeteren
Hetzelfde vertrouwde gevoel heeft Eric rondom de samenwerking met Van Oers als het gaat om innovatie. Eric: “Ik verdiepte me in de mogelijkheden van AI voor ons bedrijf. Hoewel we veel zaken doen met Van Oers dacht ik er niet direct aan om ook op dat vlak met hen samen te werken. In gesprek met een familielid over dit onderwerp, kreeg ik de tip om hierover eens te praten met Jeroen Mathijssen (directeur Digital Solutions bij van Oers, red.).”
Een afspraak volgde en samen met Jeroen en zijn team nam Eric diverse bedrijfsprocessen onder de loep om te kijken waar deze processen slimmer en beter kunnen.
Eric: “We hebben nu drie bedrijfsprocessen met behulp van Van Oers verder geautomatiseerd: de controles van het leasewagenpark, de controles van het bestand met onze uitzendkrachten en het vullen van de nacalculatie. De acties die voorheen handmatig gingen, zijn gerobotiseerd. Dat zorgt ervoor dat we data sneller kunnen vergelijken en afwijkingen sneller kunnen opsporen. De tijd die we daarmee besparen, steken we vervolgens in het oplossen van de afwijkingen. Naast deze procesautomatisering is het datamanagement ingericht, wat toekomstbestendig inzicht in data mogelijk maakt.”
Aanscherpen informatiebeveiliging – NIS2 Supply Chain begeleidingstraject
Met deze verdere automatisering werd informatiebeveiliging voor Hofkens nog belangrijker.
Eric: “We hoeven als Hofkens zelf niet de hoogste graad van informatiebeveiliging te hebben, maar zitten als leverancier wel in de keten van bedrijven die daaraan moeten voldoen, zoals grote afvalverwerkers. Daarom zijn we parallel aan het innovatietraject gaan kijken hoe we ons informatiebeveiligingsbeleid verder kunnen aanscherpen. Binnen Hofkens formeerden we een projectgroep met daarin een IT-collega, de KAM-coördinator, onze compliance officer en ik. Ook sloten we ons aan bij het platform Samen Digitaal Veilig, waarvan Van Oers een van de partners is. Vervolgens heeft Van Oers ons begeleid op weg naar de NIS2 certificering. Onze ceo/bestuurder, Mark Hofkens, staat er volledig achter om aan deze certificering te willen voldoen. Mede voor hem willen we de informatiebeveiliging op orde hebben: in de huidige wetgeving ben je als bestuurder namelijk persoonlijk aansprakelijk. Naast dat je een meld- en zorgplicht hebt als het gaat om (het voorkomen van) datalekken.”
Begeleiding tot aan de audit NIS2 Supply Chain
Het IT Consultancy team binnen Digital Solutions van Van Oers begeleidde Hofkens in het proces tot aan de NIS2 Supply Chain certificeringsaudit. Eric: “Ze stellen de juiste vragen om je als organisatie door dit proces naar de NIS2 Supply Chain certificering heen te helpen. Veel draait om bewustwording om aan de voorkant datalekken te voorkomen; het is een voortdurend samenspel tussen techniek, organisatie en de mens. En die laatste is in daarin het gevaarlijkste… één onbewaakt ogenblik… Van Oers stond in dit proces naar de certificering toe naast ons. Open, toegankelijk en handreikend in de voorbereiding op iets dat we hopelijk nooit nodig hebben. Zo’n band bouw je met een big four kantoor echt niet op.”
Van Oers over traject bij Hofkens:
Marjon van de Lindeloof begeleidde als IT consultant met enkele collega’s Hofkens in het NIS2 Supply Chain traject.
Marjon: “Bij Hofkens hadden ze zelf al goed nagedacht over wat er voor nodig is om de informatiebeveiligingsmaatregelen aan te scherpen. Daarin lopen ze voorop. Er zijn genoeg bedrijven die namelijk iets willen met innovatie en AI en zich niet bewust zijn van de mogelijke kwetsbaarheden die kunnen ontstaan door innovatie.
Bij Hofkens staan ze open voor ons advies en vertrouwen daarop. Ze zien ons als kennispartner. Dat is fijn samenwerken. Doordat het NIS2 Supply Chain begeleidingstraject parallel liep aan het innovatietraject, kun je met recht zeggen dat Hofkens verantwoord innoveert. Enerzijds benutten ze kansen van IT door processen te automatiseren en te robotiseren, anderzijds dekken ze de risico’s actief af.”
‘Onze vragen worden begrepen én direct opgelost; de lijnen met Van Oers zijn kort. Het is echt werken in co-creatie.’
