Wat zijn de regels rondom vervoer- en reiskostenvergoeding aan mijn medewerkers?
Autosleutel afdragen
Vervoer- en reiskostenvergoeding aan werknemers

Vergoeding woon-werkverkeer, zakelijke reizen, openbaar vervoer en studiereizen

De meeste werknemers reizen om verschillende redenen op verschillende manieren voor hun werk. Zij maken bijvoorbeeld kosten voor woon-werkverkeer, zakelijke reizen, openbaar vervoer en/of eventueel studiereizen. Deze kosten kunt u als werkgever vergoeden. U kunt ook aan uw werknemer een auto ter beschikking stellen.

Vervoer- en reiskostenvergoeding aan werknemers

Kilometervergoeding eigen vervoer

Uw werknemer kan gebruik maken van een eigen vervoermiddel voor zakelijke reizen. U mag uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling onder de Werkkostenregeling. Het maakt hierbij geen verschil of uw werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer. Bovendien maakt het niet uit welk privévervoermiddel de werknemer hiervoor gebruikt. Ook de woon-werk-kilometers tijdens de lunch kunnen aangemerkt worden als zakelijke kilometers. Als de werknemer naar een vaste arbeidsplaats reist kunt u er ook voor kiezen om een vaste reiskostenvergoeding per periode te vergoeden.

Overigens is het niet mogelijk om naast de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer nog andere kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten) met betrekking tot het eigen vervoermiddel onbelast te vergoeden. Eventuele extra vergoedingen bovenop de € 0,19 kunnen ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

Vervoer- en reiskostenvergoeding aan werknemers

Vergoeding openbaar vervoer

Als uw werknemer met openbaar vervoer reist dan mag u de kosten hiervan onbelast vergoeden. U mag ook de vervoersbewijzen zoals ov-abonnement, ov-chipkaart en voordeelurenkaart onbelast verstrekken en/of ter beschikking stellen. Voor elke categorie gelden verschillende voorwaarden en administratieve verplichtingen.

Auto van de zaak voor werknemer

Als u een (lease)auto aan uw werknemer ter beschikking stelt, dient u in verband met het voordeel van het privégebruik een bedrag bij het brutoloon van uw werknemer op te tellen. Dit is de zogenoemde bijtelling. Het bedrag van de bijtelling wordt bepaald door de cataloguswaarde van de ter beschikking gestelde auto te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde bijtellingspercentage. Een eventuele eigen bijdrage privégebruik van de werknemer mag op dit bedrag in mindering worden gebracht.

Vervoer- en reiskostenvergoeding aan werknemers

Bijtelling auto van de zaak

Het van toepassing zijnde bijtellingspercentage is in beginsel afhankelijk van de volgende factoren:

  • de datum waarop het kenteken van de auto voor het eerst op naam is gesteld;
  • de CO2-uitstoot van de auto

De bijtelling voor privégebruik mag achterwege gelaten worden als uw werknemer aan kan tonen dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Hiervoor geldt de vrije bewijsleer. Hij kan dit aantonen middels een sluitende rittenregistratie. Ook een schriftelijk verbod op privégebruik kan onder voorwaarden een aanvaardbaar bewijs zijn. Bijtelling hoeft ook niet plaats te vinden als u een afschrift van een “Verklaring geen privégebruik auto” van de werknemer heeft. Deze verklaring kan de werknemer aanvragen bij de Belastingdienst.

Vervoer- en reiskostenvergoeding aan werknemers

Bijzondere regels bestelauto van de zaak

Bij een bestelauto gelden daarnaast nog de volgende regels:

  • Verbod privégebruik bestelauto
  • Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk (auto “achter het hek”)
  • Bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen
  • Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto
  • Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
  • Vereenvoudigde rittenregistratie

Meer weten of een gratis demo ontvangen?

Neem direct contact met ons op

Klanten die u voor zijn gegaan
Samenwerking met Van Oers Loonadvies
Angela Veraart
Angela Veraart | Belastingadviseur
Benieuwd of u alles goed geregeld heeft omtrent de vergoedingen voor het vervoer?
Vul het contactformulier in of laat een terugbelverzoek achter. Het kennismakingsgesprek is altijd vrijblijvend en kosteloos.
Neem contact op phone Terugbelverzoek