Klachtenregeling

Klachtenregeling

Als u een klacht heeft ten aanzien van de dienstverlening en/of het handelen van een medewerker van Van Oers¹ dan stellen wij het op prijs als u dit met ons deelt. Wij zullen uw klacht zorgvuldig behandelen. In deze klachtenregeling leest u op welke wijze u een klacht kunt indienen en binnen welke termijn deze behandeld wordt.

1. Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de behandeling en de registratie van klachten over medewerkers van en/of over uitgevoerde werkzaamheden door Van Oers.

2. Behandeling en registratie van klachten

Met de behandeling en registratie van klachten wordt in eerste instantie de compliance officer belast. De compliance officer:

• onderzoekt de ontvangen klacht en neemt kennis van alle relevante opdrachtdocumentatie;
• informeert en adviseert het dagelijks bestuur over de ontvangen klacht.

3. Indienen van een klacht

a. Een klacht moet schriftelijk via het postadres (Postbus 20139, 4800 CA Breda) of digitaal via complianceofficer@vanoers.nl ter attentie van de compliance officer worden ingediend en ondertekend en bevat tenminste:

• de naam en het adres van de indiener;
• de dagtekening;
• een duidelijke omschrijving van de aanleiding van de klacht;
• vestiging en/of naam medewerker tegen wie de klacht zich richt;
• datum van ontstaan van de klacht.

Bij de klacht dienen afschriften te worden verstuurd van alle documenten die relevant (kunnen) zijn voor de beoordeling van de klacht. Dat betreft in ieder geval afschriften van de documenten waarnaar in de klacht wordt verwezen.

b. Klachten die mondeling worden ingediend zijn niet ontvankelijk.

4. Afhandeling klacht

a. De compliance officer zorgt ervoor dat de indiener van een klacht, binnen twee weken na ontvangst daarvan een ontvangstbevestiging en informatie over de procedure van klachtbehandeling wordt toegezonden.

b. Als de klacht niet voldoet aan de in punt 3a. geformuleerde eisen, wordt de klager binnen een redelijke termijn na ontvangst daarvan in de gelegenheid gesteld om het verzuim binnen een redelijke termijn te herstellen.

c. Anoniem klagen is niet mogelijk.

d. Als de klager binnen genoemde redelijke termijn niet overgaat tot herstel van het verzuim, kan de directie besluiten de klacht buiten behandeling te laten.

Datum inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2017.

[1] Met Van Oers wordt bedoeld: alle vennootschappen die behoren tot de Van Oers groep te weten, Van Oers Groep N.V, Van Oers Audit B.V., Van Oers Accountants en Belastingadviseurs B.V., Van Oers Corporate Finance B.V., Van Oers Agro N.V., Leij-raad B.V.